Software di fatturazione elettronica: guida alla scelta

La fattura elettronica è una fattura in formato digitale; più specificamente è un documento elettronico che viene prodotto in un formato particolare, lo xml. Le differenze sostanziali fra una fattura elettronica e una tradizionale fattura cartacea sono due:

• la fattura elettronica può essere redatta soltanto ricorrendo a un personal computer, a un tablet oppure a uno smartphone;
• la fattura elettronica deve essere trasmessa elettronicamente al destinatario utilizzando il Sistema di Interscambio (SDI), un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate che effettua vari controlli e consegna la fattura solo se questi ultimi hanno esito positivo.

Una precisazione importante: quando si parla di “fatturazione elettronica” non ci si riferisce soltanto alla mera emissione di una fattura, ma a tutto il processo che gestisce, oltre all’emissione, anche l’invio (e la ricezione), la tenuta e la conservazione digitale delle fatture.

La fatturazione elettronica è obbligatoria?

La fatturazione elettronica è stata introdotta in Italia nell’anno 2008 e, come spesso accade relativamente a processi piuttosto complessi da gestire, la sua introduzione è stata graduale; attualmente la fatturazione elettronica è obbligatoria per la grande maggioranza degli operatori economici; esistono eccezioni, ma sono numericamente poco rilevanti; fino al 30 giugno 2022 erano esclusi anche i contribuenti appartenenti al regime forfettario; dal giorno successivo l’obbligo è stato esteso, in base a una soglia di compensi annui, a una parte di tali contribuenti; dal 1° gennaio 2024, invece, l’obbligo sarà esteso a tutti i contribuenti forfettari a prescindere dall’ammontare dei compensi percepiti.

Come scegliere un software di fatturazione elettronica?

Per le sue peculiari caratteristiche, l’emissione di una fattura elettronica richiede un apposito software. Considerando che il processo di fatturazione elettronica è una parte fondamentale del lavoro di un professionista o di un’azienda, piccola o grande che sia, è importante che la scelta del software per la fatturazione elettronica sia ben ponderata. Vediamo quindi quali suggerimenti si possono dare in proposito illustrando le principali caratteristiche che un ottimo software deve avere:

• deve essere funzionale per qualsiasi tipo di impresa: non importa che l’utente che deve utilizzare il software sia un piccolo artigiano, un professionista, una piccola o media impresa o un’impresa di grandi dimensioni; un ottimo software deve essere adattabile a qualsiasi realtà imprenditoriale;
• deve essere semplice da utilizzare; lo scopo della digitalizzazione delle imprese è soprattutto quello di rendere più snello ed efficiente il lavoro; un software con un’interfaccia poco “user friendly” finirebbe invece per complicare la vita all’utente facendogli per di più correre il rischio di commettere errori più o meno gravi;
• deve avere un servizio di assistenza rapida ed efficace; gli errori e le problematiche tecniche sono inevitabili in qualsiasi realtà; fondamentale è che il servizio di assistenza sia sempre efficace ed efficiente;
• deve prevedere un sistema di archiviazione decennale; in commercio vi sono software di fatturazione elettronica gratuiti, ma che non offrono un sistema di archiviazione, una caratteristica che non deve mancare assolutamente vista la sua obbligatorietà;
• deve fornire servizi accessori; un buon software di fatturazione elettronica deve contemplare anche altri servizi legati al processo di vendita, anche nell’ottica di ottimizzare i processi aziendali: preventivi, ordini, documenti di trasporto, importazione di listini e altre informazioni contabili, gestione delle anagrafiche clienti e fornitori (i migliori software permettono di creare anagrafiche di clienti e fornitori dalla partita IVA tramite la connessione con InfoCamere), gestione dello scadenzario attivo e passivo.